POLÍTICAS Y USO FONDAVIVIENDA
1. PROTECCIÓN DE
DATOS PERSONALES
La política de tratamiento ha sido desarrollada teniendo en
cuenta lo dispuesto por la Ley Estatutaria 1581 del año 2012 de Protección de
datos personales y su desarrollo reglamentario, el cual será aplicable a todas
las bases de datos y/o archivos que contengan datos personales objeto de
tratamiento por FONDAVIVIENDA
Cumpliendo con los requerimientos recogidos en la Ley
Estatutaria de Protección de Datos LEPD relacionado a la solicitud de la
autorización en el tratamiento de los datos, todo aquel titular que facilite
información relativa a sus datos personales, mediante la aceptación de la
presente política, está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de FONDAVIVIENDA en los términos y condiciones
recogidos en la misma.
2. RESPONSABLE DE
TRATAMIENTO
Es la persona natural o jurídica, pública o privada que por
sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o tratamiento
de los datos. Por esta razón el responsable del tratamiento de las bases de
datos es FONDAVIVIENDA, cuyos
datos de contacto son:
●
Razón Social: Fondo de Empleados de
Davivienda "FONDAVIVIENDA"
●
Nit: 8600480925
●
Dirección: Calle 28 No 13 A 15 piso 23 Bogotá (Cundinamarca)
●
Email: fondaviviienda@davivienda.com
●
Teléfono: 5713300000
3. DEFINICIONES
Con el objeto de facilitar la lectura y comprensión de la
presente política de tratamiento se reflejan las definiciones relativas a
conceptos específicos de la protección de datos en general.
●
Titular: persona natural
cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
●
Tratamiento:
cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales
como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
●
Autorización:
consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el
tratamiento de datos personales.
●
Encargado del tratamiento:
persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable
del Tratamiento.
●
Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí
misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o tratamiento de
datos.
●
Aviso de privacidad:
comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular
para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca
de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán
aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento
que se pretende dar a los datos personales.
●
Dato público: es
el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos
públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a
su profesión y oficio y a su calidad de comerciante o servidor público. Por su
naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en
registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y
sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a
reserva.
●
Datos sensibles: se
entiende por datos sensibles aquellos que afectan a la intimidad del Titular o
cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que
revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones
religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales,
de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o
que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así
como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
●
Transferencia: la
transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del
Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o
los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento
y se encuentra dentro o fuera del país.
●
Transmisión:
tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos
dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por
objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
4. BASES DE DATOS
Y FINALIDADES
Fondavivienda en el desarrollo de su actividad procede al tratamiento, o
lo que es lo mismo, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o
supresión de una serie de datos personales relativos a los asociados, Clientes,
empleados, proveedores entre otros. Dichos datos personales son tratados a
través de una serie de bases de datos destinadas, en todo caso, a finalidades
legítimas de acuerdo con la Constitución y la Ley.
A continuación, se identifican tales bases de datos, junto
con las finalidades asignadas a cada una de ellas:
BASE DE DATOS
FINALIDAD
●
Proveedores
●
Gestión contable, fiscal y
administrativa
●
Asociados
●
Gestión contable, fiscal y
administrativa
●
Colaboradores
●
Recursos humanos, prevención de
riesgos laborales y gestión contable, fiscal y administrativa
●
Excolaboradores
●
Gestión de Personal
●
Archivo Físico Gestión
●
Humana
●
Recursos humanos,
●
Seguridad Física
●
Seguridad y control de accesos a las
instalaciones
●
Aspirantes (Física y Digital)
●
Recursos Humanos - Gestión de Personal
●
Archivo Físico
●
Finalidades varias - Procedimientos
administrativos
●
PQR (Física y Digital)
●
Ejercicio de derecho.
●
Bodega Inactivos
●
Finalidades varias - Procedimientos
administrativos, Servicios económico-financieros y seguros -
Cumplimiento/incumplimiento de obligaciones financieras, Servicios
económico-financieros y seguros Registro de acciones y obligaciones.
5. DATOS DE
NAVEGACIÓN
El sistema de
navegación y el software necesarios para el funcionamiento de este sitio web
recogen algunos datos personales, cuya transmisión se halla implícita en el uso
de los protocolos de comunicación de Internet.
Dicha información no se obtiene para ser asociada a usuarios
identificados, pero por su propia naturaleza podría, a través de su asociación
con datos de terceros, permitir la identificación de los mismos. En esta
categoría de datos se encuentran, la dirección IP o el nombre de dominio del
ordenador utilizado por el usuario para conectarse al sitio web, la dirección
URL del recurso solicitado, la hora, y otros parámetros relativos al sistema
operativo del entorno informático del usuario.
Estos datos se utilizan con la exclusiva finalidad de
obtener información estadística anónima sobre el uso del sitio web y controlar
el correcto funcionamiento técnico del sitio web y se cancelan inmediatamente
después de su verificación.
6. HABEAS DATA
Los titulares de los datos,
es decir, las personas naturales cuyos datos personales son objeto de
tratamiento por parte de FONDAVIVIENDA podrán
ejercer una serie de derechos en relación con el tratamiento de sus datos
personales, los cuales serán analizados más
adelante.
Estos derechos son considerados de carácter personal, es
decir, solo podrán ser ejercidos por las siguientes personas:
●
Por el titular, quien deberá
acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le
ponga a disposición FONDAVIVIENDA (Responsable de los datos).
●
Por sus causahabientes, quienes
deberán acreditar tal calidad.
●
Por el representante y/o apoderado
del titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
●
Los derechos de los niños, niñas o
adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para
representarlos.
7. DERECHOS DE
LOS TITULARES
●
Conocer, actualizar y rectificar sus
datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del
Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos
parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido
autorizado.
●
Solicitar prueba de la autorización
otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento,
de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la presente ley.
●
Ser informado por el Responsable del
Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso
que le ha dado a sus datos personales.
●
Presentar ante la Superintendencia de
Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley
y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
●
Revocar la autorización y/o
solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o
supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya
determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en
conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.
●
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que
hayan sido objeto de Tratamiento
8. PROCEDIMIENTOS
8.1. CONSULTA
Es el derecho del titular a obtener información sobre si sus
propios datos están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento
que se esté realizando, el origen de dichos datos y las comunicaciones
realizadas o que se prevean realizar respecto de los mismos.
El titular podrá consultar de forma gratuita sus datos
personales:
●
Al menos una vez cada
mes calendario, y
●
Cada vez que existan
modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información
que motiven nuevas consultas.
Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada
mes calendario, FONDAVIVIENDA solo
podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso,
certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a
los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto,
FONDAVIVIENDA deberá demostrar a la SIC,
cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
8.2. EJERCICIO
El titular de los datos personales objeto de tratamiento por
parte de FONDAVIVIENDA puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre
sus datos, mediante escrito dirigido a FONDAVIVIENDA en la siguiente dirección:
fondavivienda@davivieNda.com.
El servicio de asesoría jurídica en materia de protección de
datos contratada al efecto por FONDAVIVIENDA será el encargado de la gestión, tramitación y atención de
los derechos de consulta y reclamos.
La solicitud o comunicación dirigida a FONDAVIVIENDA deberá
contener las siguientes previsiones:
●
Formato de solicitud de ejercicio de
derechos diligenciado,
●
Nombre y apellidos del titular,
●
Fotocopia del CC del titular y, en
su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo
de tal representación,
●
Petición en que se concreta la
solicitud (consulta/acceso),
●
Dirección a efecto de
notificaciones, fecha y firma del solicitante,
●
Documentos acreditativos de la
petición que se formula, en su caso.
El titular podrá optar por uno o varios de los siguientes
sistemas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
●
Visualización en pantalla
●
Escrito, copia o fotocopia remitida
por correo certificado o no
●
Correo electrónico u otros sistemas
de comunicación electrónica
●
Otro sistema adecuado a la
configuración o implantación material de la base de datos o a la naturaleza del
tratamiento, ofrecido por FONDAVIVIENDA.
8.3. ATENCIÓN
Una vez recibida la solicitud, FONDAVIVIENDA resolverá la
petición de consulta en un plazo máximo de 10 (diez) días hábiles contados a
partir de la fecha de recibo de la misma.
Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho
término, se informará al titular, expresando los motivos de la demora y
señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá
superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término.
El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la SIC
(Superintendencia de Industria y Comercio) una vez haya agotado el trámite de
reclamo.
8.4. QUEJAS Y
RECLAMOS
Se entiende por:
●
Reclamo de corrección, el derecho del
titular a que se modifiquen aquellos datos que resulten ser inexactos,
incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento
esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
●
Reclamo de supresión, el derecho del
titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o no
respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
●
Reclamo de revocación, el derecho
del titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el
tratamiento de sus datos personales.
●
Reclamo de infracción, el derecho a
solicitar que se proceda a la subsanación del incumplimiento de la normativa en
materia de protección de datos.
8.4.1. Ejercicio
El titular de los datos personales objeto de tratamiento por
parte de FONDAVIVIENDA puede ejercer los derechos de consulta y reclamo sobre
sus datos, mediante escrito dirigido a FONDAVIVIENDA en la siguiente dirección:
fondavivienda@davivienda.com.
El servicio de asesoría jurídica en materia de protección de
datos contratada al efecto por FONDAVIVIENDA será el encargado de la gestión, tramitación y atención de
los derechos de consulta y reclamos.
El contenido mínimo de la solicitud debe ser la siguiente:
●
Formato de Solicitud de ejercicio de
derechos diligenciado,
●
Nombre y apellidos del titular,
●
Fotocopia del CC del titular y, en
su caso, de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo
de tal representación,
●
Petición en que se concreta la
solicitud (rectificación, supresión, revocación)
●
Dirección a efecto de
notificaciones, fecha y firma del solicitante,
●
Documentos acreditativos de la
petición que se formula, en su caso.
8.4.2. Atención
Una vez recibida la solicitud, FONDAVIVIENDA resolverá la
petición del reclamo, en un plazo máximo de quince
(15) días hábiles, a contar desde la recepción de la
solicitud. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, FONDAVIVIENDA informará al titular los motivos
de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso
podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer
término. En caso de que el reclamo resultara
incompleto, FONDAVIVIENDA requerirá al titular
dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que
subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del
requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente
para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos
(2) días hábiles e informará de la situación al titular. Una vez recibido el reclamo completo,
FONDAVIVIENDA incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en
trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles,
Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El Titular o causahabiente podrá elevar queja
ante la SIC una vez haya agotado el trámite de reclamo.
9. SEGURIDAD Y PROTECCIÓN
FONDAVIVIENDA, teniendo en cuenta el principio
de seguridad regulado por la LEPD, tiene implementadas las medidas técnicas,
humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros
evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
fraudulento. Por otra parte, FONDAVIVIENDA, a través de la suscripción de los
contratos, solicita a los encargados del tratamiento (proveedores) con los que
trabaje, la implementación de las medidas de seguridad requeridas para
garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento
de los datos personales.
10. VIGENCIA
Esta política rige a partir del mes de abril del 2014
igualmente, los datos personales que sean almacenados, utilizados o
transmitidos permanecerán en las bases de datos de FONDAVIVIENDA durante el
tiempo que sea necesario para cumplir con las finalidades descritas en el
presente documento, para las cuales fueron recolectadas y autorizadas.
11. POLÍTICAS DE USO
Las siguientes condiciones regulan el uso permitido del
sitio web con la URL www.fondavivienda.com
1) FONDA VIVIENDA titular
de los derechos de propiedad intelectual e industrial referidos a sus productos
y servicios. Respecto a las citas de productos y servicios de terceros,
FONDAVIVIENDA reconoce a favor de sus titulares los correspondientes derechos
de propiedad industrial e intelectual por medio de menciones en los artículos e
imágenes que sean publicadas con previa autorización de sus titulares.
2) La utilización no autorizada de la información contenida
en www.fondavivienda.com,
su reventa, así como la lesión de los derechos de Propiedad Intelectual o
Industrial de FONDAVIVIENDA dará lugar a las responsabilidades legalmente
establecidas.
3) FONDAVIVIENDA no puede garantizar que no se generen
interrupciones o errores en el acceso a la Web o a su contenido, ni que éste se
encuentre actualizado.
4) FONDAVIVIENDA se reserva la propiedad de efectuar, sin
necesidad de previo aviso, modificaciones, actualizaciones, complementaciones o
eliminación de la información contenida en el sitio web, y de las condiciones
de acceso. Es así que se retirará de inmediato cualquier comentario agregado
por un usuario del cual no pueda obtener su identificación por el administrador
de la web sin la obtención de una orden judicial, o por otro medio legítimo
(por ejemplo direcciones de correo falsas o no
vigentes que impidan el contacto para la identificación en caso de
reclamación). Así mismo, se retirará cualquier comentario delictivo, que
aliente a la realización de delitos o perturbe el orden y armonía del debate en
la web, que sea ofensivo, insultante, fuera de tono, o que viole los derechos
de propiedad intelectual o industrial, ponga en peligro el orden público, la
investigación penal, la seguridad pública y la defensa nacional; o sean de
naturaleza discriminatoria, sean denigratorios o atenten contra la salud, la
infancia y/o el medio ambiente.
5) FONDAVIVIENDA no asume responsabilidad producida por los
contenidos enlazados desde la web www.fondivivienda.com siempre que sean ajenos a la misma, ni garantiza la
ausencia de virus u otros elementos en los mismos que puedan producir
alteraciones en el sistema informático (hardware y software), en los documentos
o los ficheros del usuario, excluyendo cualquier responsabilidad por los daños
de cualquier clase causados al usuario por este motivo. En el caso de que
cualquier usuario, cliente o un tercero, considerara que el contenido o los
servicios prestados en la web o en las páginas que enlaza son ilícitos o lesionan
bienes o derechos del propio usuario, de un cliente o de un tercero susceptible
de indemnización, y,
en particular, que estén contempladas en alguna de las
siguientes leyes, habrán de comunicarlo en las direcciones físicas o virtuales
para proceder a su eliminación:
●
Ley 1273 - Protección de la
Información y los datos
●
Ley 527 - Mensajes de datos, firmas digital es y comercio electrónico
●
Ley 1341 - Sociedad de la
Información y Organización de las TIC
●
Ley 256 - Competencia desleal
●
Ley 1480 - Nuevo estatuto del
consumidor titular de los derechos de propiedad intelectual e industrial
referidos a sus productos y servicios.
La presente
política rige a partir del 1
de agosto de 2016 y será modificada, actualizada y/o complementada,
cuando a ello haya lugar y de conformidad con la Constitución, las Leyes y
demás normas relacionadas con la materia.
JAIME ARROYAVE VILLEGAS
Gerente
FONDAVIVIENDA